不要成為這些迷思的犧牲品。讓每一次溝通都具備明確的目標。制定一個個人的長期戰略溝通計劃。不存在一個最好的方式，每一次溝通的內容都是獨特的。下面的十個步驟會有所幫助。
1.盤點。
你溝通的水平如何？要搞清楚。請一些可信的專業人士評價你的溝通技巧。了解你傳遞出去的信息是否被人理解。在最嚴苛的聽眾面前練習重要的展示。
就下列問題自問自答：
你自認為哪些關鍵的溝通長處成就了你目前的成功和高效？
你有哪些弱點和局限？列舉出你所知道的你不擅長以及最易出錯的領域。
你尚未開發的溝通才能是什么？
你相信你有什么潛在的能力和興趣尚未展現和實現？演講？寫博客？
2.考慮你的聽眾。
不是你而是你的聽眾在溝通。一旦接收到你的信息，他們會進行“再創造”，所以你要為他們多加考慮。對經理們來說，最常見的聽眾包括員工、業務對象（消費者和競爭者），以及與公司事務相關的各方。
據參與這項調查的經理們說，其員工最希望清楚了解經理所推薦的行動路徑。他們希望那些行動步驟是“有意義的”。他們希望你說的話，不管以什么形式，都能被他們迅速而輕松地理解。
3.明確你的目的。
管理溝通的第一信條：一切都是為了說服。無論是寫電郵，或者是與你小組的一位成員聊天，以及進行一次重要展示，你都可能是在說服聽眾采取行動。
當你首次練習這一步驟時，把你的目的寫下來，或者大聲說出來。這樣做的目的是：有意識的表達能幫助你發現你真正想說的事情。了解你能說服別人的各種方式并有意識地進行實踐。
4.準備好你的信息。
專家告誡，你需要做到能夠隨時隨地發布你的信息。
你應當準備什么信息呢？參與這項調查的經理把大部分溝通時間和精力花在下列五組信息上：
公司文化：在這里我們如何做事。
財務成果：我們做得怎樣，以及你能得到什么。
組織結構和層級：誰負責什么。
時間管理：我們應當怎樣使用時間。
你對工作的認識：我在做什么，我為什么要做，對你意味著什么。
一旦你確定了你需要發出哪些信息，你就要盡最大努力把每一條都做好。
5.建立信譽。
建立信譽涉及到使用適當的環境、適當的風格，顯示你的激情、你內心的誠意。如果你正在面臨一場危機，例如車間地面起火了，一定要告訴大家。然而，當你想要動員大家并獲得支持時，用商量的口吻或者提議共同參與的方法會有效得多。這些經理人認為，雖然共同參與是說服人們的最有效方法，但有時你只需要吩咐、指導、檢查，或扮演一個顧問角色。
研究顯示，要說服人們，你要投入智力與情感。不管你實際上說什么都是要對人們產生影響的。人們能夠記住的信息都是新奇的、具體的、充分討論過的。他們能記住的故事是精心編織的、難忘的、觸動感情的。
6.出人意料。
你的材料也許能輕易得到，包括每周簡報、季度報表、營銷報告，或者戰略文件。但是，千萬不要把這些文件作為附件發送出去。當你在演講時，也不要陷入直接宣讀電子表格上的數據或者幻燈片的頁面內容這樣的陷阱。你需要把這些材料打造成引人注目的信息。要達到這種效果，你也許需要一個驚人的事實、一個打動人的統計數字、一個勵志故事，或者一個強有力的象征或比喻。
參與這項調查的一位經理人，說他曾使用世界頂尖高爾夫球手伍茲（TigerWoods）的故事來說明為什么在持續盈利的情況下，公司也必須用創新產品來應對變化中的市場。他經常談到伍茲在已經處于事業頂峰時，依然努力學習以提高自己的擊球動作。作為一位永遠的完美主義者，伍茲即使在因“轉型”而表現低落時，也想著要更進一步改進他的揮桿動作。
有效的溝通者會用一些能引起共鳴的象征和比喻，使自己的觀點得到非專業聽眾的接受。
7.準備、瞄準、發送。
溝通渠道指的是你遇到的建立溝通的所有機會。一個渠道可以是內部的或是外部的（例如媒體），但也包括個人聚會、電郵、備忘錄、通知板、會議、行業展覽、公司停車場里的交談、展示會，等等。
你需要挑選那些能夠增強信息效果的渠道，并確保你充分發揮了所選渠道的潛力。所有渠道都有其優點和缺點。據受訪的經理們說，面對面的方式具有最大的潛在影響力。
要確保你所選的各個渠道能相互補充。與依賴于單一媒介(比如電郵或一次會議）相比，多種渠道的結合會有更大效果。不論選擇什么渠道，要確保你的信息能到達你的目標人群。還要記住，有些渠道比起其他渠道會讓人覺得不太可信。就像一位首席溝通官說的，“如果你的渠道讓人覺得不可信，你通過它所傳達的信息也會讓人覺得不可信。”
8.保持簡單。
有效的溝通者都是簡約大師。他們知道如何識別信息當中的核心元素。許多有效的溝通者使用故事，以簡單、易記的形式傳達他們的想法。故事可以起到啟迪、激勵、吸引和聯結的作用，幫助聽者讓信息形象化，具有很強的象征力和“粘附力”（具體而易記）。故事讓理念更加具體，常常訴諸視覺感官，不斷觸動情感。簡單易記的形式當中常包含了多種理念。故事的最大價值就在于它的情感力量。
9.講出真相。
愿意說出真相的人不多，愿意聽到真相的人也不多。這其中有很多原因，但結果卻是許多經理人發出的是“密碼”訊息。CEO說，“我們是一個團隊！”或者項目經理說，“我們準時完成并節約了開支。”這些信息令人迷惑，因為它們含混不清而且有謊言的嫌疑。
回避真相的經理們也許瞞得了一時，但真相終會大白。一旦你背上了不誠實的名聲，以后你發出的每個信息都會受到質疑。沒有真話，也就無信任可言。
講出真相意味著要充分了解你的聽眾，能以最好的方式把真相告訴他們。還要記得對溝通中用卡各種真相加以區分：你的真相、聽眾真相、情景真相以及道德真相。
10.做一個計劃。
把你的個人溝通計劃看作是你的路線圖。你知道自己想要去哪里，但是還需要到達那里的具體路線。這個計劃就是你的溝通路線。它迫使你做長遠考慮。
為什么要費力做這項工作？因為只有這樣你才會認清你的管理目標。要去了解你在溝通方面的優點和缺點，以及面臨的挑戰。制定一個評價戰略來收集反饋，采用更有效的溝通方法。對你將要做的溝通工作要有所取舍，就不會手忙腳亂。要認清你的溝通對象是誰，你想要告訴他們什么，而且你要如何與他們溝通。以更好的傾聽來獲取你所需的影響力。一句話，做好溝通。
