績效改進中 該如何系統的去思考
添加時間:2017-11-26 23:59:50
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到目前為止,業界對于支撐績效改進實踐的理論基礎都還是眾說紛紜,尚未達成一致的看法,但其中受到多數人認可的當屬“三條腿板凳”理論——一套包含心理學、經濟學和系統論內容的理論。和經濟學、心理學相比,系統論只是一個較小的知識體系,但卻是績效改進區別于其他管理理論的關鍵,由它而來的系統思考(takes a system view)是績效改進最重要也是最本質的原則,主要體現在兩個方面:一是將組織看作系統,二是有系統的方法步驟。
一個系統是由功能上有關聯的多個單元相互連接的復雜體,這便好比組織,每個單元的效用依賴于整體,而整體的效用則依賴于每個單元發揮的功能。由于組織的日趨復雜以及組織環境的快速變化,影響組織績效的因素也越來越難以識別。
所以,績效改進的研究與實踐者們需要將企業組織視為系統,綜合考慮它與內、外部的聯系和制約。從系統和環境的關系,以及系統內部組成的各要素之間的關系和相互作用,發現組織的規律,這意味著要綜合考量輸入(資源)、生產能力(資源的加工處理),以及輸出(產品和服務),包括考量績效改進工作中的所有利益相關者。解剖對績效產生影響的因素,從而“對癥下藥”。
在績效改進中,系統的方法總共有六項:
系統化地分析需求或機會。需求或機會分析總是發生在項目的一開始,在這一分析中,需要研究各種層面(社會、組織、流程或工作小組)的現狀,以識別帶來影響的內外壓力。在研究現狀的基礎上,需要判斷該情境是否值得行動或進一步研究,將結果產生成為一份描述目前的狀況、計劃的未來狀況、是否采取行動的基本原理或商業企劃書的說明。
系統化的原因分析。原因分析需要判斷期望和現狀之間存在績效差距的原由。有些原因是明顯的,比如新雇用的員工缺乏必要的技能來完成工作。所以,解決方案必須消除該差距。原因分析的結果是要陳述為什么缺乏某些績效,或者在沒有一些干預措施的情況下,某些績效就是不會發生等原因。
系統化設計。設計其實是解決方案的關鍵點。設計的結果就是向別人描述解決方案的特色、屬性、基本要點以及實現該方案需要的資源。如果你是專家,要能識別并詳細描述對于一個或多個解決方案的開發、實施方法方案和原因。比如,對新員工的技術定位,就需要描述之前的決定或方案對個人、組織、部門或者組織表現有顯著影響的因素,包括積極的或消極的(如:質量、成本、時間和環境),從而確定一系列定向方案的有效改進。再比如,在參與整個項目過程中,第一個考慮因素應當是組織的需要,即生產高質量的產品所需要的技術資質和人力資本。在做項目過程中,需考慮幾個額外因素:迅速創建一個快速原型以分析需求,然后拓展和運用整個定位;靈活調整定位的內容,連續變化,以時刻保持與組織一致;不斷完善內容并向組織提交成果,盡可能整合企業的文化、流程、工具和設備,讓新員工達到預定的能力水平等。
系統化地開發。開發就是要創造解決方案的一部分或所有的元素。開發的工作可以由個人或團隊來完成,其輸出是一種產品、過程、系統或者技術,例如:培訓、績效支持工具、一個新的或者重新設計的流程、重新設計的工作場所或薪酬與收益計算方式的改變。這個步驟幫助創造并獲得部分或整體的解決方案,可以以個人或團隊的形式來完成這個部分,將其外包,例如,使用快速原型法可以為及時提交定位相應的內容提供幫助,讓企業靈活地更新發生在組織內每一個定位場景的任何新的信息,也為新員工提供了進入工作場所的新定位體驗。創建比知識型定位提供更多顯著經驗,同時提高員工生產力的方案,也成為了組織的挑戰。
系統化地實施。實施就是部署解決方案,并管理用以支持該方案的變革。實施的結果是進行行為的改變,采取可以產生預期結果或獲得預計收益的行為,該標準能幫助客戶采取新的行為或者使用新的工具。組織可以開發一個實施計劃,其中包括將如何追蹤改變、識別并應對問題,交流結果。例如,績效改進工作者們會用系統化視圖來確定整個組織結構的子系統,綜合考慮社會的動態性、市場環境、工作場所、工作以及工人影響最終期望的結果后,最終確認一個區域的變化對其他區域產生的影響,從而產生部署有效的解決方案。
系統化地評估。評估是要測量所做事情的內容和方式的效果與效率,測量該解決方案所產生的理想結果的程度,并對比所花費的成本和所獲得的收益。這一步是通過系統化的過程來識別機會并采取行動,以此明確測量方法并收集數據,從而幫助確定需要和結果。可以從以下方面進行評估——不同的解決方案或未解決時所產生風險的后果;工作場所、環境如何支持或追尋期望的組織和小組表現;當前的文化如何支持或追尋期望的表現;提出的解決方案如何影響整體組織的大環境;項目對客戶、大環境、社會的影響等。