采購招標文件的制作 一、招標文件的三個部分：    通用部分，內容包括投標邀請與投標須知；標書的技術部分，提出技術標書的編制原則與內容，商務合同。    招標文件的六個要素：   （一）招標標邀請書內容有：采購單位名稱，擬采購項目名稱，地點，范圍和規范，技術要求的簡述，招標文件售價，投標文件的投標地點，投標截止日期，開標時間，地點等。若采用邀請招標方式時，投標邀請書往往作為投標通知書單獨寄發給潛在投標人，而不屬于招標文件的一部分，如以公開方式招標，則投標邀請書是向預審合格的投標人發出的，應作為投標文件的一部分。   （二）技術規范和要求應對所采購項目進行詳細、清楚、準確、完整的敘述，并對貨物性能在內的各方面提出的具體要求或應達到的標準等。   （三）投標人須知的主要內容：提出對投標者及提供的貨物和服務的合格性方面要求，提供為響應投標和遞交投標文件所必需的信息，介紹評標的標準，具體內容包括：總則說明、招標文件說明、投標文件的編寫、投標文件的遞交、開標和評標、授予合同。    1、總則說明是對招標文件的適用范圍、常用名詞的含義、合格的投標人和投標費用進行說明。    2、招標文件說明是對招標文件的構成、澄清和修改進行說明。投標人對招標文件的澄清要求和買方的答復都必須是書面的，澄清要求必須在投標截至日前30天提出；買方有權在截至日前的任何時候對投標文件進行修改，但若此修改發出的時間影響投標人準備投標文件時，買方應酌情延長截止日期。    3、投標人須知中應當詳細列出對投標書編寫的要求，如投標所用的文字語言、投標文件的組成、投標文件的格式、投標報價、投標貨幣、投標有效期、投標保證金等。投標文件應包含：a、投標報價表b、各類資質文件，諸如營業執照、資信證明及其他相關資質證書、法人代表授權書、廠家授權書等c、對招標文件中技術文件的響應和偏離、對服務要求的響應等d、投標保證金等要求。    通用的合同條款    通用合同的條款是指所有的招標合同都應該使用的條款。讓投標人明了自己一旦中標，在簽約和履約過程中所享受的權利和承擔的義務。其內容有：（1）定義。對合同條文中特定的和反復出現的名詞做出解釋，以明確其含義。（2）合同的適用范圍。（3）技術規格和標準，應與招標文件的第二部分“技術規范和標準”的內容相一致。（4）合同期限。（5）價格。一般應與中標人的投標報價表相一致。（6）索賠。包括索賠的方案和索賠的程序。（7）不可抗力。包括：不可抗力的內容，遭受不可抗力事件的一方向另一方提出的報告和證明文件，遭受不可抗力事件一方的責任范圍。（8）履約保證金。可規定為支票或現金。（9）爭議的解決和適用法律。合同應規定，如有爭端，首先是友好協商，若無法達成一致，則任何一方有權提出仲裁，費用由敗訴方承擔。合同的適用法律為中華人民共和國的法律。（10）合同終止。包括：賣方遲交貨物超過買方要求的最后期限，買方有權終止合同；賣方未能履行合同規定的任何義務，買方有權終止合同；賣方在合同實施過程中有腐敗行為和欺詐行為，買方有權終止合同；買方在任何情況下均有權終止合同，但應按實際情況給予賣方以一定程度的經濟補償。（11）合同修改。規定對合同的未盡事宜進行修改、補充和完善的途徑和方法。（12）合同的份數、合同生效日期。    5、專用合同條款。對具體的招標項目的特殊情況或特殊要求而做出的一些特別的規定或要求。    6、附件是對招標文件主體部分文字說明的補充，包括附表、附圖和附文。 二、 對投標文件的制作要求    1、投標文件應包含的主要內容有：（1）投標一覽表；（2）投標函；（3）投標報價表；（4）規格、性能及技術參數；（5）投標人推薦的選件清單；（6）投標資格證明文件；（7）法人代表授權書；（8）投標保證書；（9）投標文件資料清單；（10）投標貨物符合投標文件規定的證明文件。    2、  投標書的編寫要求（1）語言約定。對國內招標，應以中文書寫投標書；對外國招標，應以英文書寫投標文件。（2）投標報價。要求投標人在投標報價單上寫明擬提供的貨物的單價、總價，兩者不符時，以單價為準。不接受有選擇報價。（3）投標保證金。投標人須提交投標部分2%的投標保證金（可取整數），以保護我方利益。（4）投標文件的有效期。從開標之日起，有效期為90天。（5）投標文件由一份正本四份副本組成，并標明“正本”、“副本”字樣，若有差異，以正本為準。（6）質量保證。包括貨物是全新的未曾使用過的；在質量保證期內，對設計工藝或材料的缺陷負責，在規定的期限內，免費修理、更換有缺陷的零件、部件或整機（件）。（7）索賠。當賣方供貨與合同規定的不符時，買方可在質保期內于檢驗、安裝、調試、驗收、測試和試運行期內或試用期內，提出索賠。當把握不準時，可與公司法務部門聯系。（8）稅費。稅法規定，向買方征收的與執行合同有關的一切稅費由買方支付，向賣方征收的與執行合同有關的一切稅費由賣方支付。（9）仲裁。在執行合同過程中，發生與合同有關的爭端時，雙方首先應該通過友好協商，達成雙方都能接受的解決方法。在60天內，仍不能達成協議的，應提交仲裁。a、其爭端由國家各級仲裁委員會根據其仲裁系統的仲裁程序和規則進行。b、仲裁裁決為最終裁定，對雙方均有約束力。c、除另有規定外，應由敗訴方承擔仲裁費用。d、裁定只對相關部分有效，其他部分仍按合同執行。三、合格標書的評價標準（1） 投標標書的響應性      即對招標標書的各項要求作出的實質性響應的程度，它包括商務要求和技術要求的響應。（2） 報價的合理性      報價的合理性是指投標在對招標書作出實質性響應的前提下，根據競爭態勢，提出最具有競爭力的報價。（3）資質證明文件的真實性和完整性。（4） 投標書編制的規范性。 四、招標的運作程序和方法（一）招標運作1、發布資格預審通告資格預審包括基本資格預審和專業資格預審兩大部分。（1） 基本資格指供應商的合法性，包括是否注冊、破產、是否違法行為等。（2） 專業資格是指是否具備履行擬定采購項目的能力，具體包括:①過去的經驗和以往承擔類似合同的業績和信譽。②供應商的財務狀況。③售后服務的網點分布。資格預審通過后，才能進入招標程序。2、招標運作正式啟動（1）發布招標通告，通告的內容應包括：①采購單位的名稱。②采購內容簡介，包括采購物品、數量及交貨地點，或所需要采購服務的提供地點等。③希望或要求供應貨物的時間，或提供服務的時間表。④ 獲取招標文件的辦法和地點。⑤ 采購單位對招標文件收取的費用及支付方式。⑥ 提交標書的地點和截止日期。⑦ 投標保證金的金額要求和支付方式。⑧ 開標日期、時間和地點。（2）發售招標文件如果經過資格預審程序，招標文件可以直接發售給通過資格預審的供應商；如果沒有資格預審程序，招標文件可以發售給任何對招標通告作出反應的供應商。招標文件的發售，可以采取郵寄的方式，也可以讓供應商或代理商前來購買。如果郵寄，要求供應商在收到招標文件后要告知。（3）投標文件的提交只接收在規定的投標日期前供應商提供的投標文件，截止期后送到的投標文件拒收，并取消資格。在開標前，所有的投標文件必須密封，妥善保管。如果采用兩階段招標方法，在投標前，供應商第一步先投技術標書，在投標書中不得提及價格因素；第二步再投包括修改后的技術標書和商務標書。投標文件的內容要與招標文件的要求相一致。（二）開標運作開標就是招標單位在招標公告規定的，在有投標人出席的情況下，當眾拆開投標資料，宣布投標的名稱和投標報價的過程。1、開標過程（1）開標程序開標應按招標通告中規定的時間和地點進行。開標前，應以公開的方式檢查投標文件的密封情況，當眾宣讀供應商名稱、有無撤標情況，提交保證金的方式是否符合要求等。開標時，對于投標文件中含義不明確的地方，允許投標方做簡要的解釋，但做的解釋不能超過投標文件記載的范圍，或實質性地改變文件的內容。（2）開標記錄開標要做開標記錄，其內容包括項目名稱，招標號，刊登招標通告的日期，發售招標文件的日期，發售招標文件的日期，購買招標文件的名稱，投標方的名稱及報價、截標后收到的標書處理情況等。（3）開標說明如果采用兩階段招標方式，開標也要按招標通告中規定的時間、地點辦理，先開技術標，然后再按規定開商務標。在有些情況下，可以暫緩或推遲開標時間。如招標文件發售后對原文件做了些變更或補充，開標前，發現有足以影響招標公正性的違法行為或不正當的行為；接到質疑或訴訟，出現突發事件；變更或取消采購計劃等。2、開標會開標會是開標運作的具體形式，因此開標會是開標運作過程中一個比較重要的活動。開標一般由招標機構人員擔任的評委會負責人主持會議，在主席臺就座的有：公正員、唱標員、監標員、記錄員等。開標會一般包括以下內容：（1）主持人準時宣布開標會開始，宣布本次會議工作人員的名單，即宣布會務組、秘書組人員名單。（2）宣布開標后的工作日程安排。（3）驗標。在公正監督下，由各投標單位按先后順序依次檢查自己投標文件的完整性，密封性，確認無誤后，由雙方在登記表上簽字，然后才開標。（4）按投標順序，依次開封。讀出投標總價和分項報價，并在事先準備好的記錄上登記。（5）唱標結束后，記錄表由主持人、唱標人、公正人簽名，保留，存檔。（6）宣布詢標時間、地點。（7）宣布評標原則。（8）宣布在此期間對招標方、專家評委及工作人員的紀律要求。（三）評標運作評標就是招標的有關部門對投標書的交易條件，技術條件及紀律條件進行評審，比較，選出最佳投標人。評標是重要而復雜的綜合性工作，具體程序一般包括組建評標委員會，制定評標工作綱要，對標書進行初步審查、正式評標和編寫評標報告。評標是關系到整個招標是否公平，招標結果能否使招標人得到最大利益的關鍵。因此，在評標過程中，不但要認真準備，還要有細致科學的工作態度。1、評標委員會的組成（1）評標委員會一般由招標方代表、專家機構代表、招標機構或咨詢機構人員、法律方面的代表組成。（2）評標委員會的職責① 編制招標書。招標之前開始，爾后進行審定標書，看標書是否符合編制的要求，有無錯誤或遺漏，技術上是否正確和完整。其主要職責是保證標書的質量。② 審閱投標文件。判斷各投標方文件對招標文件的響應程度和偏離程度，并確定各份投標文件需要澄清的問題。③ 進行評標。評標工作是招標采購工作過程中最關鍵的環節，也是衡量評委會水平的標志。評委會不僅要對全部投標文件進行綜合評估，還要從價格，維護，操作，壽命服務等諸多方面進行綜合評估，從眾多投標者中評出第一名，第二名，有時也有第三名。2、標書的審查在正式評標前，要對所有的標書進行初步的形式審查，主要審查標書是否完整，有無計算上的錯誤，是否在實質上響應了招標文件等，然后進入正式評標階段。（1）商務評審內容① 投標報價與標底價相比，該報價是否合理可靠。②分析投標報價構成是否合理。③ 進一步評審投標人的財務狀況的資信程度。（2）技術評審內容① 標書是招標文件所要求提交的各項技術文件。② 實施進度計劃是否符合采購人員的時間要求，這一計劃是否科學嚴謹。③ 如何控制和保證質量，這些措施是否可行。④投標對招標在技術上有何種保留和建議，這些保留是否影響技術性能和質量，其建議的可行性和技術經濟價值如何。（四）編寫評標報告1、招標通告刊登的時間、購買招標文件的單位名稱2、開標日期3、投標方名單4、投標報價以及調整后的價格5、價格評比基礎6、評標的原則、標準和方法7、授標建議（五）授標和合同簽訂1、合同授予被評比出的第一名投標商，并要求在投標有效期內進行。決標后，在向中標投標商發中標通知書時，也要通知其他沒有中標的投標商，并及時退還投標保證金。2、具體的合同簽訂方法有兩種：一是在發中標通知書的同時，將合同文本寄給中標單位，讓其在規定時間內簽字蓋章送回。二是中標單位收到中標通知書后，在規定的時間內派人前來簽訂合同。3、   合同簽字蓋章，并在中標供應商按要求提交了履約保證金后，合同就正式生效，采購工作進入合同實施階段。 五、 合同中應明確的有關內容（一）交貨地點交貨地點的遠近直接影響到采購價格的高低。交貨時間的長短，運輸途中的危險性（如是否需要保險）因素，必須在采購合同中予以明確的規定。（二）包裝及運輸方法包裝是否規范，運輸工具的選擇及運輸路線等都與購進物資的品質有直接關系，并影響到物資的驗收。因此，在采購時應將包裝及運輸方式列為協議內容，并對使用包裝材料的材質（如木質、紙質等）、襯墊（如發泡膠等）、標識等加以明確的規定。（三）付款方式付款方式是一個非常重要的內容。付款方式可用來管理供應商，對于優秀的供應商，轉帳支票的給付期可短一些，30個工作日，反之則長一些，60個工作日左右。（四）采購標準在采購物品的品質、數量、包裝等條件的檢驗或鑒定中，到底采用何種標準規范（國際標準、國家標準、行業標準、企業標準或協定標準等）應在合同中予以確定。（五）不可抗力對于不可抗力的范圍，以及發生不可抗力事故后的處理辦法，合同中也應做出明確的規定。（六）違約責任對品質欠佳、交貨期延誤，交貨數量不足，服務水準低等違約行為如何處理等，應預先予以規定。