機關公文寫作必備常識

　　在機關辦公室工作，公文寫作是非常吃香的必備技能。能寫得一手好文章，必將受到領導青睞，有一天能做到"文不加點"，離領導也就不遠了。

　　能寫得一手好文章，甚至成為機關的"筆桿子"，無論怎樣都是一件值得慶幸的事情。雖然這樣很辛苦，但確實是使自己成為"不可或缺"的人物的好辦法。

　　在目前機關當中，需要量最大而又最缺少的人才就是"筆桿子"。整體而言，中國的政府官員無論級別多么高，在文化素質上都是有欠缺的。新一代年輕官員現有的文化起點往往比一些領導的文化終點還要高。這是一個可以大加發揮的整體性的優勢。上一代人當中真正能寫點東西，一般都是原來做老師或者部隊專業的。他們最初的起點很低，大都在后來的工作當中磨練出來了。而年輕的從政者則不同，他們大都受到了正規的高等教育，"舞文弄墨"是行家里手。

　　當然，文化素質高僅是文字能力強的一個基礎，要練就一筆絕活兒，還是需要在現實中磨練的。我們看到許多高學歷的人甚至許多碩士、博士，手上的功夫都不怎么的，令人跌破眼鏡的人大有人在。也正是從這些事情上，我們的一些領導特別是學歷不高而又練就了一手好文章的人，對"年輕人"、"高學歷"不怎么看得上眼。事實也許正是這樣，"高學歷"確實無法天然證明自己的價值和優勢，尤其是在機關。表現出較強的文字能力便是年輕人證明自身價值、贏取位置主動的第一個考驗。

　　文字能力的提高，是需要有一個長期積累的過程的。特別是它不是一個單純的表達的問題，而是和寫作者思想深度、思維能力、素材儲備等方面直接相關的。我們很難說，一個沒有思想、沒有頭腦的人會寫出好的公文來。所以，勤于思考、善于思考乃是寫好文章的前提。當然這種思考不是漫無目的的，而主要是就一件事情的分析能力和解決能力。有了良好的思考能力和邏輯能力，接下來就是要熟悉公文的特點、結構和語言風格。公文有著政治性、嚴密性、嚴肅性等特點，不能任意發揮。所有這些，都可以從對以前公文的學習、揣摩和模仿開始。模仿永遠是學習的"入口"和途徑。這里有兩點體會可以與大家分享。

　　首先，要找準位置感，自覺站到領導的高度。位置感在機關當中十分重要，對于公文寫作來說也是非常關鍵。公文不是自己的感想文章或者文學創作，所以，不能意氣用事，至少在形式上不能成為宣泄或者表達自己的情緒的陣地。要永遠記住公文寫作不代表我們自己，它代表著領導或者組織，所以，我們在思考問題和表達敘述當中，都要主動占在領導或者組織的位置上。這篇公文是對上的還是對下的或者平級單位之間的，要首先弄清楚并貫徹在文章的始終。怎樣才能占在領導或者組織的角度來思考問題和寫作公文呢？必須注意對領導講話和領導意圖的領會。有人深有體會地說，"我們不是領導，但卻不能不站在領導的位置上關注領導關注的問題、考慮領導考慮的問題"。事情確是如此。我們要寫好公文，對領導的思路、想法甚至風格都是認真琢磨的。這種積累主要在平時生活當中。你要特別留意領導的每次講話和表態，有時候可能只是三言兩語，但你卻可以體會到他的態度和想法。這種"跟隨"是非常有益的，不但可以鍛煉我們思考問題和解決問題的能力，也可以實現我們與領導之間的密切交流。

　　其次，要注意掌握規律，確保公文能夠過關。目前，政府公文、領導講話無論從數量還是從質量上都受到了眾多的批評，說得最多的就是"文山會海"。這個問題早在毛主席在延安的時候就講過了，但看起來一時半會兒還改變不了。年輕的我們自然承擔著改善文風的重任，但首要的還是要習慣和善于按照公文的現有樣式進行寫作。寫得多了大家就可以發現，其中的許多規律是可以把握的。比如，為部署一項工作而行的公文，大致要解決這么三個問題：重要性和緊迫性--操作性--組織領導。公文第一部分就是要說明我們為什么要部署這項工作，理由從三個方面去找：形勢和背景，現在存在的問題，不這樣做的話會有什么嚴重后果。操作性是公文第二部分要解決的問題，主要說明組織上對這項工作有什么具體部署和要求，讓公文接收單位或者臺下參加會議的人怎樣去做。第三部分強調要加強組織領導，確保這項工作落到實處。再比如，工作計劃和工作總結的區別。計劃要列出幾個具體方面，要很干凈，具有可行性和可操作性，不要寫太滿，不要寫太具體，為實際工作留下余地。否則完不成，還不就給人留下話柄了嘛。工作總結和工作匯報，則要求照顧到方方面面，特別是工作的完成不要全攬到自己的身上，否則就會有人不舒服。在寫作當中要詳細一些，點面結合，對一些"出彩"的事情甚至可以潑墨描述，以加深別人的印象。文無定法，但不同的目的決定不同的文章內容和形式。這些規律性的東西，都是要在現實工作當中去仔細摸索、不斷提高的。特別要注意把自己和別人寫的東西都儲存下來，不斷積累觀點和素材。很多時候，我們都會寫目的、內容和形式差不多的東西，只要綜合以前的東西，加上新的形勢要求、再改進一下形式就可以。按照以上的辦法去做，不能保證使公文多漂亮，但至少可以過關。

　　有種說法是"天下文章一大抄"，說這話的時候，大都是批評文章的無創造性、呆板或者重復。公文更是給人以這種"抄來抄去"的不妙感受。這種事情看怎么說法。公文的特點畢竟首要的是它的政治性，講求的是下對上的傳達、貫徹和執行。這種下對上保持"一致性"的要求，使得公文中的"全國通用糧票"很多。其實，很多講話或者層層發的文件，為什么給人以"抄來抄去"的感覺呢，就是因為它實質上承擔的是傳達貫徹的任務。在"傳達"方面，現在傳達、傳播信息的渠道太多了，人們早就知道的事情，你又來個文件，可不就顯得多余唄。在"貫徹"方面，講求的是"結合實際"，但很顯然這個"結合"是非常困難的。客觀上就很難，如果再加上主觀上的不努力，根本就起不到什么"貫徹"的作用。所以，通常大家的處理就是在"抄"來上級文件精神之后綴上一句"請結合實際貫徹執行"。這樣做，等于層層傳達了，但卻層層推卸了貫徹的責任。最后，鉆進了"以文件貫徹文件，以會議貫徹會議"的怪圈。

　　我們可以為改善這種狀況作出自己的努力嗎？答案是肯定的但又是充滿艱難的。原因還是在于公文代表的是領導和組織的態度，而不是我們個人的隨意發揮。這個涉及到領導和組織是否有貫徹落實上級要求的"誠意"。這個"誠意"很重要，如果有這種"誠意"而不是做形式和表面文章，我們自然就可以結合自己的實際提出貫徹落實的措施，從而使公文呈現出個性化的特征。所以，作為執筆者來說，在起草公文的時候，能夠理解到領導和組織的真正態度，就可以按照兩個方向來寫。一是表態性質的，表明領導和本級組織的態度，過得去就行了，反正執行不執行也沒人管，過去就過去了。這類公文大都把事情提得很高，說得很懸，看起來挺嚇人的，其實，沒什么實質內容。二是真心實意要抓的，這樣的文章就要下力氣進行研究，特別要考慮到有什么新的舉措，考慮到可行性和可操作性。一般來說，文件起草者處于整個工作的基礎性地位，是可以順車塞進一些自己的建議和主張的。因為常常是領導都沒完全想好事情應該怎么辦，就讓人起草文件了。這里邊你塞進一些東西，只要不是特別"個色"，很多時候是可以被領導接受的。這實質上起到了參謀的作用，也發揮了起草者的創造性。起草人可以從中體會到"當點兒家"的美妙感受。

　　年輕人起草文件，遇到的最頭痛的一件事情就是"修改"，不停地被領導"修改"。有時候你覺得自己寫得挺好的，對不起，領導不把你的文章改得面目全非不算完。如果你對領導的對文章的修改有什么情緒的話，對不起，領導可能要轉過頭來"修理你"。文章被人修改是一件非常令人郁悶的事情，但沒辦法，你必須接受這個事實，無論你多么不情愿。

　　在機關，文章被修改常常不是文章這個事情本身。哪怕一個字都可能被人無限夸大、上綱上線。所以，你不能只看到文章本身的對與錯，也不要天真地認為是你和領導的"文字風格"不一樣，等等。要知道，這遠遠不是一個遣詞造句的問題，不是一個文字風格的問題。領導完全可能通過文章修改這件事來判斷你的性格，感受你對他的態度，顯示自己的權威，實施他對你的領導，獲得一種心理上的優越感和快感。這樣問題就嚴重了，你必須倍加小心。無論你多么有才華，都不宜與領導爭一詞一句之短長。領導要改，要改了再改，要先改成這樣再改回原樣，要反復地改，無休止地改，怎么辦？你必須執行。特別是在你的文字能力沒有得到領導高度信任和同事普遍公認之前，你必須堅決按照領導的要求去改。這一方面可以表明你謙遜的態度并和領導和同事建立良好的互動關系，另一方面你也有機會修正自己的錯誤從而提高自己。很多時候，你不得不承認是自己考慮不周全，即使你自認為已經很完美了，你還有提高的余地。所以，對文章修改這件事情，萬萬不可小覷，就當在反復的磨練中磨礪自己吧。不但磨礪文字水平，更磨礪你無棱無角的性格。

　　古人在寫文章上曾經追求一種境界，叫"文不加點"。就是說自己的文章寫得非常完美，無需別人修改。這種境界我們盡管可以在機關中去追求，但是在我們自己成為領導之前，恐怕是難以做到了。