有個剛做HR不久的朋友跟我說，最近被各種表格的填寫、核實、錄入煩到頭大，還有每個月統計員工的辦公用品需求、考勤簽字確認，工資簽收等等，有時候一天的工作就耗費在這些上面了。問我有沒有什么能簡化處理工作的辦法？
其實所有的工作流程都可以簡化！
首先工作流程就是為了把一項工作完成，而人為設置的若干個操作步驟。那么為完成一項工作到底要設置多少個步驟是合適的，這就是我們要研究的工作應該“細化”還是“簡化”的問題。
一、與流程設置有關的因素
跟流程設置有關的因素有：復雜性、效率、管理成本、責任、風險。
1.一項工作，設置流程越多，單個流程內的復雜性就越低，所以越復雜的工作包含的流程一般來說就越多。
2.一項工作，設置流程越多，效率越低。
3.一項工作，設置流程越多，管理成本越高。（注意這里說的成本是管理成本，不是生產制造成本，別弄混了）
4.一項工作，設置流程越多，單個流程內分攤的責任越少，同時，流程越多，責任劃分也越明確越具體。
5.一項工作，設置流程越多，失敗的風險越低。
二、公司對影響流程因素的關注度
其次，要研究“簡化”的問題，就要了解公司對以上因素的關注度。而這又跟公司所處的行業，公司的發展階段，公司老板的個人認知等多方面的因素有關。
舉兩個例子：
1.兩口子開個小飯店，找兩個親戚過來幫工，一共四個人，那么對于老板來說，公司剛剛起步，用的都是自己人，對于老板來說現階段什么最重要？
我覺得，對于老板來說，目前最重要的是讓小飯店存活下去，那就要盡量減少成本，增加利潤。所以在工作流程設置上，肯定是越簡化越好，因為流程簡化了效率會高，管理成本會降低，利潤相對會增加，于此同時放棄掉的就是可能出現的責任劃分不清楚（都是自家人，責任不清也無所謂），存在風險隱患（初創小企業沒有辦法，只能是頂著風險去拼）。
2.一個大型汽車制造企業。老板更注重什么呢？當然是效率和風險管控。為了保證汽車的質量，在復雜的生產環節中就要設置非常多的流程，所有需要不同工人配合的工作節點都要明確責任。而為了保證效率就要增加大量的管理成本（包括管理人員投入，管理軟件系統投入等等）只有做好這些工作以后，才能把企業的風險降到最低。
三、明確“簡化”原則
1.存在即合理原則
無論什么樣的企業，無論看起來多么“荒謬”的制度或流程，存在即合理。也就是說，只要存在就一定有存在的理由。我們在做企業管理或者改革的時候，發現問題并不難，難的是發現問題背后的原因是什么，知道了原因還不成，你還必須要更好的解決方案，如果沒有，就不要輕易的去改變原有的流程。所以說什么時候可以去改變？那就是，知道了問題，知道了原因，有了更好的解決方案之后。
2.物極必反原則
企業中的工作流程其實并不是固定的，而是一直在“最細化——最簡化”之間不停流動的，達到任何一個極端就會強力反彈，超過任何一個極端就會瞬間崩盤。
舉例：一個小企業，為追求效率和降低管理成本，一味簡化工作流程，放松管理，當企業內因疏于管理達到影響企業發展的程度的時候，領導就會跳出來要求加強管理，這就是很多HR遇到的，某一日，老板找談話讓重新梳理崗位職責，明確考勤紀律等等。再有，我們看很多有名的超級跨國公司一夜之間破產倒閉，很多時候就是因為他的“制度太完善了”，企業的盈利無法支撐他的管理成本的支出，而管理成本的支出也無法進一步解決他的效率問題導致的崩盤。
所以作為HR來說，何時建議公司做哪些方面的調整，這件事本身就是很有技術含量的。
3.置身事外原則
一般來說，能夠設置工作流程的人應該在流程之外。或者至少應該對這項工作的所有環節和流程都非常清楚的情況下才可以重新設置流程。如果流程修改人只是這一個環節的負責人或者具體執行人，往往修改以后就破壞了原流程中的連貫性和責任歸屬從而增加了不必要的風險。
寫在最后：
說說職場新人的問題。我想對剛剛走出校園，步入社會的年輕人說，首先最重要的還是要擺正心態，及時轉換好自己的社會角色。其次，年輕人往往沖勁很足，經驗卻不夠，遇事多想，多聽、多看，不要輕易做決定，更不要輕易去否定已有的東西。第三，加強學習，在社會上，沒有排好的課表，沒有現成的老師，一切靠自己，只要有心，事事都可學習，分分鐘都能成長！
